Event-Management mit Erfolg digital und analog

Bei der 15. Bundeskonferenz der Kommunalen Entwicklungspolitik duften die Event-Spezialisten von Valentum Kommunikation unter anderem Kanzlerkandidat Armin Laschet als Redner begrüßen. Außerdem bewies die Full-Service-Agentur erneut, dass sie flexibel auf alle Rahmenbedingungen reagieren kann und fit für Online-Formate im großen Stil ist.

Drei Tage, 36 Workshops, rund 850 Teilnehmende: Das sind die Kennzahlen der diesjährigen „BuKo“. Bereits Anfang 2020 konnte Valentum Kommunikation die Engagement Global gGmbH im Ausschreibungsverfahren von seinen Leistungen überzeugen. In der Folge übernahm die Regensburger Agentur erstmals die Organisation der Großveranstaltung, die in diesem Jahr zum 15. Mal stattfand.

Präsenz, Online, Hybrid?

Lange stellte sich pandemiebedingt die Frage, in welcher Form die BuKo im Juni 2021 stattfinden kann. Schließlich fiel die Entscheidung auf eine Hybridveranstaltung: Zwar wurde auf Teilnehmende in Präsenz verzichtet, so dass das Programm für diese als reines Online-Event stattfand. Den Rahmen bildete aber ein Streaming in Präsenz aus dem World Conference Center Bonn (WCCB). Dort fanden sich verschiedene Moderator*innen und Gesprächspartner*innen für die Übertragung einzelner Programmpunkte ein. Ebenso unter den Gästen war der Kanzlerkandidat der Union Armin Laschet, der die Veranstaltung mit einem Redebeitrag politisch eröffnete. Bundesminister für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung Dr. Gerd Müller meldete sich aufgrund einer Dienstreise zu diesem Zwecke mit einer Videobotschaft an die Gäste zu Wort. Auch andere Gesprächspartner*innen, die nicht vor Ort sein konnten, wurden per Live-Videoschaltung in das Streaming eingebunden.

Livestreaming aus Bonn unter reibungsloser Regie

Damit das vielfältige Programm mit Impulsvorträgen, Diskussionsrunden und einer Vielzahl an Workshops in dieser komplexen Form umgesetzt werden konnte, war neben den inhaltlichen Akteur*innen ein 25-köpfiges Team vor Ort in Bonn im Einsatz. Leitung und Regie lag bei den Event-Spezialisten von Valentum Kommunikation. Egal ob Einspieler, Zuschaltungen, Plenums- oder Workshop-Programm: Am Ende stand ein reibungsloser Ablauf der dreitägigen vorwiegend digitalen Großveranstaltung. So kümmerte sich die Regensburger Agentur um die Registratur und organisatorische Betreuung der Personen vor Ort, übernahm die Regie gemäß exakter Planungen im Vorfeld und überwachte sämtliche technischen Prozesse im Hintergrund. Darüber hinaus setzte das Event-Team alle notwendigen Online-Plattformen auf und koordinierte diese an den einzelnen Veranstaltungstagen.

Höchstmaß an Flexibilität bei der Event-Vorbereitung

Im Zuge der Vorbereitungen für die 15. Bundeskonferenz der Kommunalen Entwicklungspolitik bewies Valentum Kommunikation aufgrund der Unklarheit der Durchführungssituation erneut seine Qualitäten in Sachen Flexibilität, vorausschauender Planung und Macher-Mentalität. Neben klassischen Event-Leistungen wie dem Einladungs- und Teilnehmermanagement standen dabei unter anderem auch die Einrichtung und Bespielung einer begleitenden Konferenz-App sowie die grafische Gestaltung einer 13 x 3 Meter großen animierten LED-Wand auf der Agenda, die als Bühnenhintergrund für die Übertragung aus Bonn diente. Für die Eventspezialisten aus Regensburg zählt die BuKo zu einer der Highlight-Veranstaltungen der letzten Jahre, deren erfolgreicher Abschluss daher umso mehr begeistert. Dies unterstrich auch ein durchweg positives Feedback von Auftraggeber- und Teilnehmendenseite.

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